Cómo preparar contenido para tu agente
Una guía práctica para obtener buenas respuestas de WelcoChat
WelcoChat solo responde a partir del contenido que has conectado explícitamente — tu sitio web y todo lo que subas. Nunca inventa hechos, y si no tiene una respuesta en su contenido, transfiere a tu equipo en lugar de adivinar. Esto significa que la calidad de tu agente depende casi por completo de la calidad de lo que le proporciones. Esta guía cubre ambas fuentes: el rastreo automático del sitio web y el campo de notas "Documentos / preguntas frecuentes adicionales".
1. Qué capta bien el rastreo del sitio web
Cuando conectas la URL de un sitio web, WelcoChat rastrea las páginas públicas y extrae su texto. Funciona mejor en páginas escritas en lenguaje sencillo para humanos:
- Páginas de producto/servicio con descripciones claras
- Páginas de precios
- Una página de preguntas frecuentes, si la tienes — suele ser la página de mayor valor para rastrear
- Páginas de envío, devoluciones, garantía y otras políticas
- Información de contacto y horario comercial
No extrae información atrapada en imágenes, PDF enlazados pero no incrustados como texto, o contenido renderizado con JavaScript que nunca aparece en el HTML de la página. Si información clave se encuentra en un PDF de un folleto o una imagen escaneada, súbela como documento en su lugar (ver más abajo) en lugar de asumir que el rastreo la capturó.
2. Qué incluir en "Documentos / preguntas frecuentes adicionales"
Este campo de texto libre es donde llenas los vacíos que el sitio web no cubre, y donde puedes moldear cómo habla el agente sobre tu negocio. Se lee de la misma manera que el contenido rastreado — como material fuente para responder — así que trátalo como un briefing escrito, no una nota informal. Buenas cosas a incluir: Si tus notas y cualquier otra fuente se contradicen, prevalecen tus notas.
- Respuestas a preguntas que te hacen a menudo y que no están claramente escritas en ninguna parte de tu sitio
- Abreviaturas internas o nombres de productos explicados ("cuando alguien dice 'el plan Pro', se refiere a...")
- Directrices de tono: "Mantén las respuestas cortas y amables", "Nunca hables de la competencia", "Menciona siempre la prueba gratuita cuando sea relevante"
- Cualquier cosa que cambie estacionalmente y que aún no esté en el sitio (una promoción próxima, un retraso temporal de envío)
Mantenlo organizado bajo títulos cortos o como una lista de preguntas y respuestas — el agente maneja mejor el texto estructurado y fácil de escanear que un párrafo largo.
3. Añadir archivos
Echa todo lo que sabe tu negocio — tarifas, políticas, folletos, documentos de preguntas frecuentes, hojas de cálculo, correos, historiales de chat — en casi cualquier formato: PDF, Word, texto, CSV, JSON, HTML, exportaciones de WhatsApp o un .zip con ellos. WelcoChat averigua qué es cada archivo. Un PDF debe contener texto seleccionable, no solo la imagen escaneada de una página. Los límites de tamaño de tu plan aparecen junto al cuadro de subida.
Los documentos llegan al agente palabra por palabra. Si añades una cantidad muy grande, los más grandes se condensan — conservando cada precio, número y condición — para que todo quepa. «Lo que sabe tu agente», en la página de configuración, muestra el texto exacto y te permite descargarlo.
4. Las conversaciones anteriores enseñan al agente cómo responde realmente tu negocio
Si ya has atendido preguntas de clientes — por WhatsApp, una herramienta de chat en vivo o de helpdesk anterior, o por correo —, añade ese historial como archivos, tal como se exporta. No hace falta limpiar ni reformatear nada: WelcoChat encuentra las preguntas de los clientes y las respuestas de tu equipo, sustituye los datos personales (nombres, teléfonos, correos, fechas de nacimiento, números bancarios y de pasaporte) por marcadores y condensa miles de intercambios en los hechos que contienen — precios, reglas, horas de recogida, restricciones — con sus fechas, de modo que una respuesta más reciente prevalece sobre una antigua.
- Exporta el historial de WhatsApp, Messenger, tu herramienta anterior de chat en vivo o helpdesk, o tu buzón — sirve el formato que te dé
- Se pueden añadir varias exportaciones a la vez, incluso solapadas — los duplicados se reconocen
- En un chat entre dos personas, WelcoChat averigua qué lado es tu equipo; solo pregunta cuando no puede saberlo
Esto suele captar lo que la web no dice: la formulación exacta y las excepciones por las que preguntan los visitantes reales. Los nombres escritos dentro del texto libre no siempre se detectan automáticamente, así que quita lo muy sensible antes de subirlo.
5. Qué evitar
- Información contradictoria. Si tu sitio dice un precio y un archivo otro, el agente sigue este orden: primero tus notas adicionales, luego el sitio web y los documentos, luego lo aprendido de conversaciones antiguas — y entre los hechos aprendidos, gana el más reciente. Aun así, mantén una única fuente de verdad por hecho y pon las correcciones en tus notas adicionales.
- Volcados enormes y sin foco. Una exportación de una wiki interna de 200 páginas con notas de reuniones y borradores a medio terminar mezclados dificulta que el agente encuentre la respuesta realmente relevante. Cura el contenido antes de subirlo.
- Cualquier cosa que no quisieras que un visitante viera potencialmente al pie de la letra. El agente responde recurriendo directamente al contenido conectado — no incluyas precios internos negociados para clientes específicos, planes no publicados, o cualquier información confidencial.
6. Una nota sobre cómo se generan las respuestas
El widget solo muestra texto conversacional sencillo — sin formato Markdown, sin tablas, sin listas con viñetas renderizadas como tales. Tu contenido fuente se puede formatear como quieras (encabezados, viñetas y tablas están bien para escribir), pero escribe tus propias notas de "Documentos adicionales" como frases simples siempre que sea posible, ya que eso es lo más cercano a lo que el agente realmente producirá para un visitante.
7. Mantenerlo actualizado
Puedes volver a rastrear tu web, editar tus notas y añadir o quitar archivos cuando quieras desde la página de configuración. Los cambios en las notas se aplican al instante; al añadir o quitar un archivo, WelcoChat reconstruye lo que sabe el agente a partir de los archivos que quedan — segundos para documentos, unos minutos para años de historial de chat. No hay tiempo de inactividad durante la actualización.