So bereiten Sie Inhalte für Ihren Agenten vor
Ein praktischer Leitfaden, um gute Antworten von WelcoChat zu erhalten
WelcoChat antwortet nur aus Inhalten, die Sie ausdrücklich verbunden haben — Ihre Website und alles, was Sie hochladen. Es erfindet niemals Fakten, und wenn es in seinen Inhalten keine Antwort findet, übergibt es an Ihr Team, anstatt zu raten. Das bedeutet, dass die Qualität Ihres Agenten fast vollständig von der Qualität dessen abhängt, was Sie ihm geben. Dieser Leitfaden behandelt beide Quellen: das automatische Website-Crawling und das Feld "Zusätzliche Dokumente / FAQs".
1. Was der Website-Crawl gut erfasst
Wenn Sie eine Website-URL verbinden, crawlt WelcoChat die öffentlichen Seiten und extrahiert deren Text. Am besten funktioniert es bei Seiten, die in einfacher Sprache für Menschen geschrieben sind:
- Produkt-/Dienstleistungsseiten mit klaren Beschreibungen
- Preisseiten
- Eine FAQ-Seite, falls vorhanden — dies ist in der Regel die wertvollste Seite, die gecrawlt werden kann
- Versand-, Rückgabe-, Garantie- und andere Richtlinienseiten
- Kontakt- und Geschäftszeiteninformationen
Es extrahiert keine Informationen, die in Bildern eingeschlossen sind, verlinkte, aber nicht als Text eingebettete PDFs, oder JavaScript-gerenderte Inhalte, die nie im HTML der Seite erscheinen. Wenn wichtige Informationen in einer Broschüren-PDF oder einem gescannten Bild liegen, laden Sie sie stattdessen als Dokument hoch (siehe unten), anstatt anzunehmen, dass der Crawl sie erfasst hat.
2. Was Sie in "Zusätzliche Dokumente / FAQs" eintragen sollten
In diesem Freitextfeld füllen Sie Lücken, die die Website nicht abdeckt, und können prägen, wie der Agent über Ihr Unternehmen spricht. Es wird auf die gleiche Weise gelesen wie gecrawlte Inhalte — als Quellmaterial zum Beantworten — behandeln Sie es also wie ein schriftliches Briefing, nicht wie eine beiläufige Notiz. Gute Dinge zum Einbeziehen: Wenn Ihre Hinweise und eine andere Quelle sich widersprechen, gewinnen Ihre Hinweise.
- Antworten auf Fragen, die häufig gestellt werden und nirgends klar auf Ihrer Website stehen
- Interne Abkürzungen oder Produktnamen ausgeschrieben ("wenn jemand 'den Pro-Plan' sagt, meint er...")
- Ton-Hinweise: "Antworten kurz und freundlich halten", "Nie über Mitbewerber sprechen", "Immer die kostenlose Testversion erwähnen, wenn relevant"
- Alles, was sich saisonal ändert und noch nicht auf der Website steht (ein bevorstehender Sale, eine vorübergehende Lieferverzögerung)
Halten Sie es unter kurzen Überschriften oder als F&A-Liste organisiert — der Agent verarbeitet strukturierten, überfliegbaren Text besser als einen langen Absatz.
3. Dateien hinzufügen
Werfen Sie alles hinein, was Ihr Unternehmen weiß — Preislisten, Richtlinien, Broschüren, FAQ-Dokumente, Tabellen, E-Mails, Chat-Verläufe — in fast jedem Format: PDF, Word, Text, CSV, JSON, HTML, WhatsApp-Exporte oder eine .zip-Datei damit. WelcoChat erkennt selbst, was jede Datei ist. Ein PDF muss auswählbaren Text enthalten, nicht nur ein gescanntes Bild einer Seite. Die Größenlimits Ihres Tarifs stehen direkt am Upload-Feld.
Dokumente erreichen den Agenten wortwörtlich. Wenn Sie sehr viele hinzufügen, werden die größten verdichtet — unter Beibehaltung jedes Preises, jeder Zahl und jeder Bedingung —, damit alles hineinpasst. „Was Ihr Agent weiß“ auf der Einrichtungsseite zeigt den genauen Text und lässt Sie ihn herunterladen.
4. Vergangene Gespräche lehren den Agenten, wie Ihr Unternehmen wirklich antwortet
Wenn Sie zuvor schon Kundenanfragen bearbeitet haben — über WhatsApp, ein früheres Live-Chat- oder Helpdesk-Tool oder per E-Mail —, fügen Sie diesen Verlauf als Dateien hinzu, genau wie exportiert. Sie müssen nichts bereinigen oder umformatieren: WelcoChat findet die Fragen der Kunden und die Antworten Ihres Teams, ersetzt persönliche Angaben (Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Bank- und Passnummern) durch Platzhalter und verdichtet Tausende von Wechseln zu den darin enthaltenen Fakten — Preise, Regeln, Abholzeiten, Einschränkungen — mit Datum, sodass eine neuere Antwort eine ältere übertrifft.
- Exportieren Sie den Verlauf aus WhatsApp, Messenger, Ihrem früheren Live-Chat- oder Helpdesk-Tool oder Ihrem Postfach — jedes Format, das es liefert, funktioniert
- Mehrere Exporte können zusammen hochgeladen werden, auch überlappende — Duplikate werden erkannt
- Bei einem Chat zwischen zwei Personen erkennt WelcoChat selbst, welche Seite Ihr Team ist; es fragt nur, wenn es das nicht erkennen kann
Das erfasst oft, was die Website nicht abdeckt: die genaue Wortwahl und die Ausnahmen, nach denen echte Besucher fragen. Namen im Fließtext lassen sich nicht immer automatisch erkennen — entfernen Sie daher besonders Sensibles vor dem Hochladen.
5. Was zu vermeiden ist
- Widersprüchliche Informationen. Wenn Ihre Website einen Preis nennt und eine Datei einen anderen, folgt der Agent dieser Reihenfolge: zuerst Ihre Zusätzlichen Hinweise, dann Website und Dokumente, dann das aus alten Gesprächen Gelernte — und unter den gelernten Fakten gewinnt der neueste. Halten Sie dennoch pro Fakt eine einzige verlässliche Quelle und tragen Sie Korrekturen in Ihre Zusätzlichen Hinweise ein.
- Riesige, unfokussierte Datenmengen. Ein 200-seitiger interner Wiki-Export mit Besprechungsnotizen und halbfertigen Entwürfen erschwert es dem Agenten, die tatsächlich relevante Antwort zu finden. Kuratieren Sie, bevor Sie hochladen.
- Alles, was ein Besucher möglicherweise nicht wortwörtlich sehen sollte. Der Agent antwortet, indem er direkt auf verbundene Inhalte zurückgreift — schließen Sie interne, für bestimmte Kunden verhandelte Preise, unveröffentlichte Pläne oder vertrauliche Informationen nicht ein.
6. Ein Hinweis dazu, wie Antworten generiert werden
Das Widget zeigt nur einfachen Gesprächstext an — keine Markdown-Formatierung, keine Tabellen, keine Aufzählungslisten als solche. Ihre Quellinhalte können beliebig formatiert werden (Überschriften, Aufzählungspunkte, Tabellen sind alle in Ordnung), aber schreiben Sie Ihre eigenen "Zusätzliche Dokumente"-Hinweise wenn möglich als einfache Sätze, da dies dem am nächsten kommt, was der Agent einem Besucher tatsächlich zurückgeben wird.
7. Aktuell halten
Sie können Ihre Website jederzeit neu crawlen, Ihre Hinweise bearbeiten und Dateien hinzufügen oder entfernen — alles über die Einrichtungsseite. Änderungen an den Hinweisen werden sofort wirksam; wenn Sie eine Datei hinzufügen oder entfernen, baut WelcoChat das Wissen des Agenten aus den verbleibenden Dateien neu auf — Sekunden bei Dokumenten, einige Minuten bei Jahren an Chat-Verläufen. Während der Aktualisierung gibt es keine Ausfallzeit.