Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: September 2026

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Daten die Mango Group, ein estnisches Unternehmen, das unter der Marke WelcoChat tätig ist ("WelcoChat", "wir", "uns"), über das WelcoChat-Widget und das Kundenportal unter /portal (zusammen die "Dienste") erhebt und wie wir sie nutzen.

Die Unternehmensregistrierung der Mango Group in Estland läuft derzeit. Sobald sie abgeschlossen ist, wird diese Seite mit unseren vollständigen registrierten Geschäftsdaten als Verantwortlicher aktualisiert. In der Zwischenzeit können Datenschutzfragen oder -anfragen an info@welcochat.com gesendet werden.

1. Data we collect

Wir erheben unterschiedliche Daten, je nachdem, wie Sie mit WelcoChat interagieren:

• Kontodaten — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und Rechnungsadresse, wenn Sie ein WelcoChat-Konto registrieren oder abonnieren.
• Abrechnungsdaten — Abonnement- und Rechnungshistorie. Kartendaten werden von unserem Zahlungsabwickler Stripe erfasst und gespeichert; WelcoChat erhält oder speichert Ihre vollständige Kartennummer nicht.
• Widget-Inhalte — der öffentliche Inhalt Ihrer Website, den WelcoChat crawlt, um seine Wissensdatenbank aufzubauen, sowie die zwischen Ihren Website-Besuchern und dem Widget ausgetauschten Nachrichten, einschließlich Namen, E-Mail-Adresse oder Nachricht, die ein Besucher übermittelt, um Ihr Team zu erreichen.
• Nutzungs- und Protokolldaten — technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp und besuchte Seiten, die automatisch erfasst werden, wenn Sie die Dienste oder die öffentliche Website nutzen.

4. Who we share data with

Wir teilen Daten ausschließlich zum Betrieb der Dienste mit folgenden Kategorien von Drittanbietern:

• Stripe — Zahlungsabwicklung und Abrechnung.
• Anthropic — der KI-Anbieter hinter WelcoChat. Wenn WelcoChat einem Besucher antwortet, wird der relevante Inhalt an die API von Anthropic gesendet, um eine Antwort zu generieren.
• E-Mail-Zustell- und Hosting-Anbieter — zum Versenden von Konto- und Benachrichtigungs-E-Mails und zum Hosten der Dienste.
• Google Analytics — nur auf unserer öffentlichen Website (welcochat.com), um aggregierten Besucherverkehr zu verstehen. Das Kundenportal und das WelcoChat-Widget selbst verwenden kein Google Analytics.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Einige dieser Anbieter verarbeiten möglicherweise Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums; in diesem Fall geschieht dies unter angemessenen Garantien wie Standardvertragsklauseln.

2. Wie wir sie verwenden

Wir verwenden diese Daten, um: die Dienste bereitzustellen und aufrechtzuerhalten; Zahlungen zu verarbeiten und Abrechnungsmitteilungen zu senden; auf Supportanfragen zu antworten; und dienstbezogene Hinweise zu senden (z. B. Ablauf der Testphase, Einrichtungsstatus).

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen: Vertragserfüllung (Bereitstellung der von Ihnen abonnierten Dienste), berechtigtes Interesse (Sicherung und Verbesserung der Dienste, Beantwortung von Anfragen) und Einwilligung (sofern Sie diese ausdrücklich erteilt haben, z. B. für optionale Marketingmitteilungen).

5. Wenn Sie WelcoChat auf Ihrer eigenen Website nutzen

Wenn Sie das WelcoChat-Widget auf Ihrer Website einbetten, sind Sie der Verantwortliche für Ihre eigenen Website-Besucher, und WelcoChat handelt in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter für die dabei erfassten Unterhaltungen und Leads. Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Ihre eigenen Besucher angemessen darüber informiert werden (z. B. in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung), dass ein Chat-Widget vorhanden ist und wie ihre Nachrichten verarbeitet werden.

6. Datenspeicherung

Wir bewahren Konto- und Abrechnungsdaten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist, und danach so lange, wie es geltendes Steuer- und Buchhaltungsrecht erfordert. Inhalte der Wissensdatenbank sowie Gesprächs-/Lead-Daten werden so lange aufbewahrt, wie das zugehörige Abonnement aktiv ist, und werden innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach der Kündigung gelöscht oder anonymisiert, sofern Sie keine frühere Löschung beantragen.

7. Ihre Rechte

Vorbehaltlich geltenden Rechts haben Sie das Recht auf: Zugang zu den personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern; Berichtigung unrichtiger Daten; Löschung; Widerspruch gegen oder Einschränkung bestimmter Verarbeitungen; und eine portable Kopie Ihrer Daten. Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie info@welcochat.com. Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden und der Ansicht sind, dass Ihre Rechte nicht respektiert wurden, können Sie auch eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einreichen (in Estland die estnische Datenschutzaufsichtsbehörde — Andmekaitse Inspektsioon).

8. Cookies

Das Kundenportal verwendet nur unbedingt erforderliche Speicherung (wie Ihre Anmeldesitzung), um zu funktionieren — keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Unsere öffentliche Marketing-Website verwendet Google Analytics, das Cookies setzt, um die aggregierte Nutzung der Website zu messen.

9. Datenschutz von Kindern

Die Dienste sind für geschäftliche Nutzung bestimmt und richten sich nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern.

10. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder über das Kundenportal informieren, bevor sie wirksam werden.

11. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren Daten können an info@welcochat.com gesendet werden.