Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane Mango Group, estońska spółka działająca pod marką WelcoChat ("WelcoChat", "my"), zbiera za pośrednictwem widgetu WelcoChat i portalu klienta pod adresem /portal (łącznie "Usługi") oraz jak je wykorzystujemy.

Rejestracja firmy Mango Group w Estonii jest w toku. Po jej zakończeniu ta strona zostanie zaktualizowana o nasze pełne zarejestrowane dane firmowe jako administratora danych. W międzyczasie pytania lub żądania dotyczące prywatności można kierować na adres info@welcochat.com.

1. Data we collect

Zbieramy różne dane w zależności od tego, jak korzystasz z WelcoChat:

• Dane konta — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i adres rozliczeniowy, gdy rejestrujesz konto WelcoChat lub subskrybujesz usługę.
• Dane rozliczeniowe — historia subskrypcji i faktur. Dane karty są zbierane i przechowywane przez naszego procesora płatności, Stripe; WelcoChat nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnego numeru Twojej karty.
• Treść widgetu — publiczna treść Twojej strony internetowej, którą WelcoChat indeksuje, aby zbudować swoją bazę wiedzy, oraz wiadomości wymieniane między odwiedzającymi Twoją stronę a widgetem, w tym imię, e-mail lub wiadomość, którą odwiedzający przesyła, aby skontaktować się z Twoim zespołem.
• Dodawane pliki (opcjonalnie) — jeśli dodasz pliki, takie jak wcześniejsze rozmowy (eksporty czatów, zgłoszenia, arkusze) lub dokumenty, WelcoChat je przechowuje, aby wiedzę agenta można było odbudować po każdym dodaniu lub usunięciu pliku. Zanim AI skondensuje rozmowy, numery telefonów, adresy e-mail, linki, daty urodzenia, numery kont i paszportów oraz imiona i nazwiska są zastępowane znacznikami; wynikiem jest tekst faktów (ceny, zasady, procedury) i kilka przykładowych odpowiedzi, który jest częścią tego, co agent czyta, odpowiadając, i który możesz pobrać w portalu klienta. Oryginalne pliki mogą nadal zawierać dane osobowe Twoich klientów; w portalu klienta możesz w każdej chwili usunąć pojedynczy plik lub wszystko, co usuwa też to, czego się z niego nauczył; w przeciwnym razie zostaną usunięte wraz z pozostałą zawartością bazy wiedzy po zakończeniu subskrypcji. Imion wpisanych w swobodnym tekście nie zawsze da się wykryć automatycznie.
• Dane o użytkowaniu i logi — dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki i odwiedzone strony, zbierane automatycznie podczas korzystania z Usług lub publicznej strony internetowej.

4. Who we share data with

Udostępniamy dane następującym kategoriom dostawców zewnętrznych, wyłącznie w celu obsługi Usług:

• Stripe — przetwarzanie płatności i rozliczenia.
• Anthropic — dostawca AI stojący za WelcoChat. Gdy WelcoChat odpowiada odwiedzającemu, odpowiednia treść jest wysyłana do API Anthropic w celu wygenerowania odpowiedzi. Jeśli dodasz pliki, zanonimizowany tekst z nich jest też wysyłany do API Anthropic, aby rozpoznać ich strukturę, znaleźć w nich rozmowy z klientami i skondensować je do tekstu faktów i przykładowych odpowiedzi.
• Dostawcy poczty e-mail i hostingu — do wysyłania e-maili dotyczących konta i powiadomień oraz do hostowania Usług.
• Google Analytics — wyłącznie na naszej publicznej stronie internetowej (welcochat.com), aby zrozumieć zagregowany ruch odwiedzających. Portal klienta i sam widget WelcoChat nie korzystają z Google Analytics.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Niektórzy z tych dostawców mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; w takim przypadku robią to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak Standardowe Klauzule Umowne.

2. Jak je wykorzystujemy

Wykorzystujemy te dane do: świadczenia i utrzymania Usług; przetwarzania płatności i wysyłania komunikacji rozliczeniowej; odpowiadania na zapytania o wsparcie; oraz wysyłania powiadomień związanych z usługą (np. koniec okresu próbnego, status konfiguracji).

3. Podstawa prawna przetwarzania

Tam, gdzie ma zastosowanie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach: wykonanie umowy (świadczenie Usług, które subskrybowałeś), uzasadniony interes (zabezpieczenie i ulepszanie Usług, odpowiadanie na zapytania) oraz zgoda (gdy wyraźnie jej udzieliłeś, np. na opcjonalną komunikację marketingową).

5. Jeśli korzystasz z WelcoChat na własnej stronie internetowej

Jeśli osadzisz widget WelcoChat na swojej stronie internetowej, jesteś administratorem danych dla własnych odwiedzających Twoją stronę, a WelcoChat działa w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający dane w zakresie rozmów i leadów, które zbiera. Jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że Twoi odwiedzający są odpowiednio informowani (np. we własnej polityce prywatności) o obecności widgetu czatu i sposobie przetwarzania ich wiadomości.

6. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane konta i rozliczeniowe tak długo, jak Twoje konto jest aktywne, a następnie zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym i rachunkowym. Treści bazy wiedzy oraz dane rozmów/leadów są przechowywane tak długo, jak aktywna jest powiązana subskrypcja, i są usuwane lub anonimizowane w rozsądnym czasie po anulowaniu, chyba że zażądasz wcześniejszego usunięcia.

7. Twoje prawa

Z zastrzeżeniem obowiązującego prawa, masz prawo do: dostępu do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy; żądania sprostowania niedokładnych danych; żądania usunięcia; sprzeciwu wobec lub ograniczenia niektórych przetwarzań; oraz żądania przenośnej kopii swoich danych. Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z info@welcochat.com. Jeśli jesteś w UE/EOG i uważasz, że Twoje prawa nie zostały uszanowane, możesz również złożyć skargę do lokalnego organu ochrony danych (w Estonii — Estońska Inspekcja Ochrony Danych, Andmekaitse Inspektsioon).

8. Pliki cookie

Portal klienta wykorzystuje wyłącznie ściśle niezbędne przechowywanie danych (takie jak Twoja sesja logowania) do działania — brak reklamowych lub śledzących plików cookie. Nasza publiczna strona marketingowa korzysta z Google Analytics, który ustawia pliki cookie do pomiaru zagregowanego użytkowania strony.

9. Prywatność dzieci

Usługi są przeznaczone do użytku biznesowego i nie są kierowane do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych od dzieci.

10. Zmiany niniejszej polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Powiadomimy Cię o istotnych zmianach e-mailem lub za pośrednictwem portalu klienta przed ich wejściem w życie.

11. Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania Twoich danych można kierować na adres info@welcochat.com.