Πώς να προετοιμάσετε περιεχόμενο για τον πράκτορά σας
Ένας πρακτικός οδηγός για να λαμβάνετε καλές απαντήσεις από το WelcoChat
Το WelcoChat απαντά μόνο από περιεχόμενο που έχετε ρητά συνδέσει — τον ιστότοπό σας και ό,τι ανεβάζετε. Δεν επινοεί ποτέ γεγονότα, και αν δεν έχει απάντηση στο περιεχόμενό του, παραπέμπει στην ομάδα σας αντί να μαντεύει. Αυτό σημαίνει ότι η ποιότητα του πράκτορά σας εξαρτάται σχεδόν εξ ολοκλήρου από την ποιότητα αυτού που του δίνετε. Αυτός ο οδηγός καλύπτει και τις δύο πηγές: την αυτόματη ανίχνευση ιστότοπου και το πεδίο σημειώσεων "Επιπλέον έγγραφα / Συχνές ερωτήσεις".
1. Τι συλλαμβάνει καλά η ανίχνευση του ιστότοπου
Όταν συνδέετε μια διεύθυνση URL ιστότοπου, το WelcoChat ανιχνεύει τις δημόσιες σελίδες και εξάγει το κείμενό τους. Λειτουργεί καλύτερα σε σελίδες γραμμένες σε απλή γλώσσα για ανθρώπους:
- Σελίδες προϊόντων/υπηρεσιών με σαφείς περιγραφές
- Σελίδες τιμολόγησης
- Μια σελίδα συχνών ερωτήσεων, εάν έχετε — αυτή είναι συνήθως η πιο πολύτιμη σελίδα προς ανίχνευση
- Σελίδες αποστολής, επιστροφών, εγγύησης και άλλων πολιτικών
- Πληροφορίες επικοινωνίας και ωραρίου λειτουργίας
Δεν εξάγει πληροφορίες παγιδευμένες σε εικόνες, PDF που είναι συνδεδεμένα αλλά όχι ενσωματωμένα ως κείμενο, ή περιεχόμενο που αποδίδεται με JavaScript και δεν εμφανίζεται ποτέ στο HTML της σελίδας. Εάν σημαντικές πληροφορίες βρίσκονται σε ένα φυλλάδιο PDF ή μια σαρωμένη εικόνα, ανεβάστε το ως έγγραφο (δείτε παρακάτω) αντί να υποθέσετε ότι η ανίχνευση το συνέλαβε.
2. Τι να βάλετε στα "Επιπλέον έγγραφα / Συχνές ερωτήσεις"
Αυτό το πεδίο ελεύθερου κειμένου είναι όπου συμπληρώνετε κενά που δεν καλύπτει ο ιστότοπος, και όπου μπορείτε να διαμορφώσετε πώς μιλάει ο πράκτορας για την επιχείρησή σας. Διαβάζεται με τον ίδιο τρόπο όπως το ανιχνευμένο περιεχόμενο — ως πηγαίο υλικό για να απαντήσει — γι' αυτό αντιμετωπίστε το ως γραπτό briefing, όχι ως πρόχειρη σημείωση. Καλά πράγματα να συμπεριλάβετε:
- Απαντήσεις σε ερωτήσεις που σας κάνουν συχνά και δεν είναι σαφώς γραμμένες πουθενά στον ιστότοπό σας
- Εσωτερικές συντομογραφίες ή ονόματα προϊόντων εξηγημένα ("όταν κάποιος λέει 'το πακέτο Pro', εννοεί...")
- Καθοδήγηση τόνου: "Κρατήστε τις απαντήσεις σύντομες και φιλικές", "Ποτέ μην συζητάτε ανταγωνιστές", "Αναφέρετε πάντα τη δωρεάν δοκιμή όταν είναι σχετικό"
- Οτιδήποτε αλλάζει εποχιακά και δεν θα είναι ακόμα στον ιστότοπο (μια επερχόμενη προσφορά, μια προσωρινή καθυστέρηση αποστολής)
Κρατήστε το οργανωμένο κάτω από σύντομες επικεφαλίδες ή ως λίστα Ε&Α — ο πράκτορας χειρίζεται καλύτερα δομημένο, σαρώσιμο κείμενο παρά μια μακρά παράγραφο.
3. Μεταφόρτωση εγγράφων
Υποστηρίζονται αρχεία PDF, DOCX και TXT, έως 10 MB το καθένα. Το σύστημα εξάγει το επίπεδο κειμένου — ένα έγγραφο πρέπει να περιέχει πραγματικά επιλέξιμο κείμενο, όχι απλώς μια σαρωμένη εικόνα μιας σελίδας, για να λειτουργήσει αυτό. Αν δεν είστε σίγουροι, δοκιμάστε να επιλέξετε κείμενο στο PDF με τον δρομέα σας· αν δεν μπορείτε, ούτε ο πράκτορας θα μπορεί να το διαβάσει.
Καλοί υποψήφιοι: φύλλα προδιαγραφών προϊόντων, ένα λεπτομερές έγγραφο συχνών ερωτήσεων, έγγραφα πολιτικής, τιμοκαταλόγους, οδηγούς ένταξης.
4. Τι να αποφύγετε
- Αντικρουόμενες πληροφορίες. Εάν ο ιστότοπός σας λέει μία τιμή και ένα ανεβασμένο έγγραφο λέει άλλη, ο πράκτορας δεν έχει τρόπο να γνωρίζει ποια είναι τρέχουσα — μπορεί να επιλέξει οποιαδήποτε. Διατηρήστε μία πηγή αλήθειας ανά γεγονός.
- Τεράστια, αδόμητα σύνολα δεδομένων. Μια εξαγωγή εσωτερικού wiki 200 σελίδων με σημειώσεις συναντήσεων και μισοτελειωμένα προσχέδια αναμεμειγμένα κάνει πιο δύσκολο για τον πράκτορα να βρει την πραγματικά σχετική απάντηση. Επιμεληθείτε πριν ανεβάσετε.
- Οτιδήποτε δεν θα θέλατε να δει ενδεχομένως αυτολεξεί ένας επισκέπτης. Ο πράκτορας απαντά αντλώντας απευθείας από το συνδεδεμένο περιεχόμενο — μην συμπεριλάβετε εσωτερικές τιμές που έχουν διαπραγματευτεί για συγκεκριμένους πελάτες, μη κυκλοφορημένα σχέδια, ή οτιδήποτε εμπιστευτικό.
5. Μια σημείωση για το πώς δημιουργούνται οι απαντήσεις
Το widget εμφανίζει μόνο απλό κείμενο συνομιλίας — χωρίς μορφοποίηση Markdown, χωρίς πίνακες, χωρίς λίστες με κουκκίδες να αποδίδονται ως τέτοιες. Το περιεχόμενο πηγής σας μπορεί να μορφοποιηθεί όπως θέλετε (επικεφαλίδες, κουκκίδες, πίνακες είναι όλα εντάξει να γράψετε), αλλά γράψτε τις δικές σας σημειώσεις "Επιπλέον έγγραφα" ως απλές προτάσεις όπου είναι δυνατόν, καθώς αυτό είναι πιο κοντά σε αυτό που ο πράκτορας θα παράγει πράγματι σε έναν επισκέπτη.
6. Διατήρηση επικαιρότητας
Μπορείτε να ανιχνεύσετε ξανά τον ιστότοπό σας ή να επεξεργαστείτε τις σημειώσεις και τα έγγραφά σας ανά πάσα στιγμή από τη σελίδα ρύθμισης — οι αλλαγές σε σημειώσεις και έγγραφα τίθενται σε ισχύ αμέσως, και η επανανίχνευση ενός αλλαγμένου ιστότοπου διαρκεί περίπου ένα λεπτό. Δεν υπάρχει διακοπή λειτουργίας κατά την ενημέρωση.