Hogyan készítsen tartalmat az ügynökének
Gyakorlati útmutató a jó válaszok eléréséhez a WelcoChattal
A WelcoChat csak az Ön által kifejezetten csatlakoztatott tartalom alapján válaszol — weboldala és bármi, amit feltölt. Soha nem talál ki tényeket, és ha nincs válasza a tartalmában, találgatás helyett átadja csapatának. Ez azt jelenti, hogy ügynöke minősége szinte teljes mértékben az Ön által megadott anyag minőségétől függ. Ez az útmutató mindkét forrást lefedi: az automatikus weboldal-feltérképezést és a "Kiegészítő dokumentumok / GYIK" megjegyzésmezőt.
1. Amit a weboldal-feltérképezés jól felfog
Amikor weboldal URL-t csatlakoztat, a WelcoChat feltérképezi a nyilvános oldalakat, és kinyeri a szövegüket. Legjobban az emberek számára egyszerű nyelven írt oldalakon működik:
- Termék-/szolgáltatásoldalak világos leírásokkal
- Árazási oldalak
- GYIK oldal, ha van — ez általában a legértékesebb feltérképezendő oldal
- Szállítási, visszaküldési, garanciális és egyéb szabályzat-oldalak
- Kapcsolattartási és nyitvatartási információk
Nem nyeri ki a képekbe zárt, linkelt de szövegként be nem ágyazott PDF-ekben lévő, vagy az oldal HTML-jében soha meg nem jelenő, JavaScripttel renderelt információkat. Ha a fontos információ egy szórólap PDF-ben vagy beszkennelt képen van, töltse fel inkább dokumentumként (lásd lent), ahelyett hogy feltételezné, hogy a feltérképezés elkapta.
2. Mit írjon a "Kiegészítő dokumentumok / GYIK" mezőbe
Ez a szabad szöveges mező az, ahol kitöltheti a weboldal által le nem fedett hiányosságokat, és ahol alakíthatja, hogyan beszél az ügynök a vállalkozásáról. Ugyanúgy olvassa be, mint a feltérképezett tartalmat — forrásanyagként, amiből válaszolhat —, ezért kezelje írásos briefingként, ne alkalmi jegyzetként. Érdemes belefoglalni: Ha a megjegyzései és egy másik forrás ellentmondanak egymásnak, a megjegyzései érvényesülnek.
- Válaszok gyakran feltett kérdésekre, amelyek nincsenek egyértelműen leírva sehol a weboldalán
- Belső rövidítések vagy termékneveket kifejtve ("amikor valaki azt mondja, 'a Pro csomag', arra gondol...")
- Hangnemi útmutatás: "Tartsa rövidnek és barátságosnak a válaszokat", "Soha ne beszéljen a versenytársakról", "Mindig említse meg az ingyenes próbát, ha releváns"
- Bármi, ami szezonálisan változik, és még nincs fenn a weboldalon (közelgő akció, ideiglenes szállítási késés)
Tartsa rendezetten, rövid alcímek alatt vagy K&V listaként — az ügynök jobban kezeli a strukturált, átfutható szöveget, mint egy hosszú bekezdést.
3. Fájlok hozzáadása
Dobjon be mindent, amit a vállalkozása tud — árlistákat, szabályzatokat, prospektusokat, GYIK-dokumentumokat, táblázatokat, e-maileket, chat-előzményeket — szinte bármilyen formátumban: PDF, Word, szöveg, CSV, JSON, HTML, WhatsApp-exportok, vagy ezeket tartalmazó .zip. A WelcoChat maga állapítja meg, mi az egyes fájl. A PDF-nek kijelölhető szöveget kell tartalmaznia, nem csak egy oldal beszkennelt képét. A csomagja méretkorlátai közvetlenül a feltöltő mező mellett láthatók.
A dokumentumok szóról szóra jutnak el az ügynökhöz. Ha nagyon sokat ad hozzá, a legnagyobbakat összesűrítjük — minden árat, számot és feltételt megtartva —, hogy minden elférjen. A beállítási oldalon a „Mit tud az ügynök” a pontos szöveget mutatja, és letölthető.
4. A korábbi beszélgetések megtanítják az ügynöknek, hogyan válaszol valójában a vállalkozása
Ha korábban már kezelt ügyfélkérdéseket — WhatsAppon, egy korábbi élő chat vagy helpdesk eszközön, vagy e-mailben —, adja hozzá ezt az előzményt fájlokként, pontosan úgy, ahogy exportálta. Semmit nem kell megtisztítani vagy átformázni: a WelcoChat megtalálja az ügyfelek kérdéseit és a csapata válaszait, a személyes adatokat (neveket, telefonszámokat, e-mail-címeket, születési dátumokat, bank- és útlevélszámokat) helyettesítő jelölőkre cseréli, és több ezer váltást a bennük lévő tényekké sűrít — árak, szabályok, felvételi idők, korlátozások — dátumokkal, így az újabb válasz felülírja a régebbit.
- Exportálja az előzményt a WhatsAppból, a Messengerből, a korábbi élő chat vagy helpdesk eszközből vagy a postafiókjából — bármilyen formátum megfelel
- Több export is hozzáadható egyszerre, akár átfedők is — a duplikátumokat felismeri a rendszer
- Két ember közötti chatben a WelcoChat maga megállapítja, melyik oldal a csapata; csak akkor kérdez, ha ezt nem tudja eldönteni
Ez gyakran megragadja azt, amit a weboldal nem mond: a pontos megfogalmazást és azokat a kivételeket, amelyekről a valódi látogatók kérdeznek. A szabad szövegben szereplő neveket nem mindig lehet automatikusan felismerni, ezért feltöltés előtt távolítsa el a nagyon érzékeny részeket.
5. Mit kerüljön
- Ellentmondó információk. Ha a weboldala egy árat mond, egy fájl pedig egy másikat, az ügynök ebben a sorrendben dönt: először a kiegészítő megjegyzései, aztán a weboldal és a dokumentumok, végül a régi beszélgetésekből tanultak — és a tanult tények közül a legújabb nyer. Ettől függetlenül tartson fenn egy hiteles forrást tényenként, a javításokat pedig írja a kiegészítő megjegyzésekbe.
- Hatalmas, fókuszálatlan adathalmazok. Egy 200 oldalas belső wiki-export, tárgyalási jegyzetekkel és félkész vázlatokkal keverve megnehezíti, hogy az ügynök megtalálja a valóban releváns választ. Válogasson, mielőtt feltölt.
- Bármi, amit nem szeretne, ha egy látogató szó szerint látna. Az ügynök közvetlenül a csatlakoztatott tartalomból merítve válaszol — ne foglaljon bele meghatározott ügyfelekkel egyeztetett belső árakat, kiadatlan terveket vagy bármi bizalmasat.
6. Megjegyzés arról, hogyan generálódnak a válaszok
A widget csak egyszerű, párbeszédszerű szöveget jelenít meg — nincs Markdown formázás, nincsenek táblázatok, a felsorolások sem jelennek meg felsorolásként. Forrás tartalmát tetszés szerint formázhatja (címsorok, felsorolásjelek, táblázatok mind rendben vannak), de saját "Kiegészítő dokumentumok" megjegyzéseit lehetőleg egyszerű mondatokként írja, mivel ez áll legközelebb ahhoz, amit az ügynök ténylegesen produkálni fog egy látogatónak.
7. Naprakészen tartás
Weboldalát bármikor újra feltérképezheti, szerkesztheti a megjegyzéseit, és fájlokat adhat hozzá vagy törölhet a beállítási oldalon. A megjegyzések módosításai azonnal érvénybe lépnek; fájl hozzáadásakor vagy törlésekor a WelcoChat a megmaradt fájlokból újraépíti, amit az ügynök tud — dokumentumoknál másodpercek, évek chat-előzményénél néhány perc. A frissítés alatt nincs kiesés.